Comment bien choisir son logiciel de gestion de parc immobilier ?

La gestion d’un parc immobilier peut être une tâche complexe et fastidieuse si elle est réalisée sans l’aide d’un logiciel dédié. Un bon logiciel de gestion de parc immobilier peut non seulement faciliter la gestion quotidienne des biens, mais également aider à prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et fiables, permettant ainsi de réaliser d’importantes économies.

Cependant, avec tant de logiciels disponibles sur le marché, il peut être difficile de déterminer lequel convient le mieux à vos besoins spécifiques. Dans cet article, nous examinerons les points forts de chaque type de logiciel et les critères clés à prendre en compte lors de la sélection du meilleur logiciel de gestion locative, afin de vous aider à faire un choix stratégique pour votre entreprise.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de patrimoine immobilier ?

Un logiciel de gestion immobilière, aussi appelé logiciel de gestion de patrimoine, est une solution idéale pour les directions immobilières d’entreprises. Ces solutions peuvent être généralistes ou bien spécialisées dans des métiers spécifiques de la gestion immobilière d’entreprise, permettant notamment de gérer efficacement les baux, la révision annuelle du loyer et l’organisation des interventions règlementaires ou non dans ses locaux.

Vous pourrez croiser de nombreuses appellations durant vos recherches de logiciel : GMAO, Facility Management (FMAO), IWMS, Energy management ou encore Lease management.

Les différentes catégories de logiciels de gestion immobilière

Derrière ses appellations se regroupent des familles de logiciels bien précises :

• GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) : solutions dédiées à la gestion des travaux et maintenance d’un parc immobilier, y compris les interventions locales.
• FMAO (Facility Management assisté par Ordinateur) : logiciels optimisant les espaces de travail et rationalisant les processus de gestion de ces espaces.
• IWMS (Integrated Workplace Management System) : solutions généralistes pour l’optimisation des ressources immobilières, incluant la gestion des quittances électroniques et la révision annuelle du loyer.
• Energy Management : outils de suivi et de contrôle des consommations énergétiques d’un portefeuille immobilier, permettant de réaliser des importantes économies sur le long terme.
• Lease Management : logiciels dédiés à la gestion des contrats et baux, avec des fonctionnalités avancées de suivi des loyers, de contrat de location et de notifications automatiques.

L’immobilier est devenu le deuxième poste de dépense des entreprises. (source : DAF Mag : L’immobilier d’entreprise devient-il un levier financier ?).

La hausse du coût de l’énergie, les nouvelles méthodes de travail et le prix de l’immobilier font peser sur les directions immobilières une très grande partie des stratégies d’optimisation et de réduction des coûts.

Il convient donc pour les directions immobilières de s’équiper de solutions métier dédiées leur permettant d’exploiter au maximum l’ensemble des données à leurs disposition pour alimenter leurs décisions stratégiques.

La hausse du coût de l’énergie, les nouvelles méthodes de travail et le prix de l’immobilier font peser sur les directions immobilières une très grande partie des stratégies d’optimisation et de réduction des coûts.

Il convient donc pour les directions immobilières de s’équiper de solutions métier dédiées leur permettant d’exploiter au maximum l’ensemble des données à leurs disposition pour alimenter leurs décisions stratégiques.

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion de parc immobilier professionnel ?

Les logiciels de gestion de parc immobilier présentent généralement de nombreux points forts, notamment :

• Centralisation des données : un accès rapide aux informations critiques pour une prise de décision stratégique.
• Outils de reporting avancés : permet de suivre précisément les activités immobilières et les coûts associés.
• Automatisation des tâches répétitives : simplifie la gestion des contrats de location, des interventions et des quittances électroniques.
• Collaboration optimisée : facilite la communication entre les prestataires de services, les gestionnaires et les investisseurs immobiliers via une application gestion patrimoine dédiée.

Ces avantages permettent aux directions immobilières d’améliorer leur efficacité opérationnelle, tout en réalisant des économies significatives sur leurs budgets de fonctionnement.

Retrouvez notre article dédié :

Vous l’aurez compris les avantages à l’utilisation d’un logiciel de gestion de parc immobilier sont très nombreux et vous garantissent un retour sur investissement pour peu que vous choisissiez correctement la solution la plus adaptée à vos besoins. Voyons ensemble la méthode à suivre.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière pour son entreprise ?

Au-delà de l’évaluation d’un budget, le premier réflexe à adopter dans une démarche d’acquisition d’une solution de gestion de parc immobilier est la définition de vos besoins et de vos objectifs.

La première étape évidente, mais pas forcément simple, est d’estimer la taille et la composition générale de votre portefeuille immobilier.

Le nombre de biens, la proportion propriété/location ou encore le type de biens (locaux commerciaux, entrepôts, etc) peuvent influencer le type de logiciel dont vous avez besoin.

Ensuite il convient d’identifier et de quantifier les tâches de gestion que vous effectuez au quotidien et que vous souhaitez optimiser :

• Suivi administratif de vos baux et contrats
• Suivi de la maintenance et de l’entretien de vos équipements
• Optimisation de vos contrats d’énergie
• Etc…

Identifiez les tâches que vous effectuez le plus souvent et celles qui ont le plus de valeur ajoutée pour l’entreprise.

• Combien de temps vous et vos équipes passez sur chaque tâche en moyenne ?
• Quelles tâches est la plus chronophage ? La tâche la plus répétitive ?

Une fois avoir répondu à ces questions, vous pouvez commencer à identifier les fonctionnalités qui vous intéressent parmi l’ensemble des logiciels de gestion de patrimoine immobilier sur le marché.

Outil de gestion du patrimoine immobilier : quelles fonctionnalités rechercher ?

Voici une liste des différentes fonctionnalités les plus utilisées par les directions immobilières d’entreprise au quotidien :

• Gestion des baux : suivi des contrats de location, gestion des avenants, alertes de fin de période et suivi des loyers.
• Maintenance technique : gestion proactive des interventions, avec des alertes automatiques pour anticiper les besoins de maintenance.
• Tableaux de bord dynamiques : permettent de suivre en temps réel les performances de votre parc immobilier et d’optimiser vos choix stratégiques.
• Gestion documentaire : stockage sécurisé des contrats, plans et rapports, accessible en ligne via l’application.
• Analyse des coûts : suivi des dépenses énergétiques et gestion optimisée des prestataires de services pour réaliser des économies substantielles.

Une fois une première sélection effectuée, vous pouvez commencer à demander les premières démonstrations de logiciels que vous aurez identifié.

Quel que soit le type de logiciel identifié il est primordial de demander une démonstration avant tout engagement. Très souvent elle vous sera systématiquement proposée de manière gratuite et sans engagement.

Les critères importants pour choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière

Vous avez sélectionné une liste de logiciels susceptibles de vous intéresser, vous pouvez désormais commencer à peser le pour et le contre de chaque solution. Au-delà du prix, voici quelques conseils pour orienter au mieux votre décision finale :

L’importance de la flexibilité et de la personnalisation.

Au moment de choisir la solution qui vous accompagnera pour les prochaines années il est primordial d’identifier le potentiel de flexibilité et de personnalisation de celle-ci.

Chaque organisation est différente et un logiciel trop rigide peut vite générer des frustrations sources de tensions et de résistance au changement. Il est donc indispensable d’identifier vos marges de manœuvre quant à l’adaptation du progiciel de gestion à votre organisation et vos besoins.

Quels champs sont personnalisables ? Est-ce que la structure de mon patrimoine est facilement et fidèlement retranscrite dans l’outil ?

Egalement repérez les actions d’ajustement qui nécessiteront une intervention de l’éditeur et celles que vous pourrez effectuer de votre côté.

Exemple : Les exports de données sont-ils entièrement personnalisables depuis le logiciel, comme dans GAC Immo Fleet, ou alors nécessitent-ils un paramétrage de la part du support client ?

Quelles capacités de reporting et de suivi de vos données dans le temps ?

Les capacités de reporting sont primordiales dans le cas d’un logiciel de gestion de parc immobilier. Vous devez pouvoir vous baser sur des indicateurs fiables et dynamiques pour orienter vos prises de décisions stratégiques.

Identifiez les différents indicateurs de performances de votre parc immobilier que vous pourrez analyser dans le logiciel.

Par exemple : GAC Immo Fleet propose plus d’une centaine d’ indicateurs de performances dynamiques accessibles en quelques clics par tous les utilisateurs sur leurs tableaux de bords.

Quelle formation et accompagnement de la part de l’éditeur ?

Une très grande partie du succès de l’usage d’un logiciel de gestion d’assets tient en la formation des utilisateurs à l’outil. Ainsi, la phase dite de déploiement de l’outil au sein de votre organisation est très importante.

Est-ce que le planning de déploiement a été défini clairement lors du la signature du contrat ? Quelle formation est proposée ?

Elément également très important, comment les données vont-elles être transférées dans l’outil ? Est-ce que l’éditeur propose un service d’accompagnement à l’import ?

Chez GAC Real Estate Software, nous accompagnons nos utilisateurs de la signature jusqu’à la prise en main totale de GAC Immo Fleet.

Un chef de projet dédié vous guide à toutes les étapes et forme vos équipes.

Utiliser une application de gestion du patrimoine en complément du logiciel

Une application de gestion de patrimoine doit offrir une interface intuitive et permettre une plus grande flexibilité ainsi qu’un accès en temps réel aux données du parc immobilier. Les investisseurs immobiliers et les gestionnaires peuvent ainsi consulter facilement les quittances électroniques, planifier les interventions et vérifier la révision annuelle du loyer, le tout depuis leur smartphone et en complément du logiciel utilisé sur ordinateur. 

GAC Immo Fleet : le logiciel de gestion de parc immobilier recommandé

Choisir le bon logiciel de gestion de parc immobilier est essentiel pour simplifier et rationaliser la gestion de vos biens. Pour cela :

• Identifiez vos besoins spécifiques : évaluez le nombre de biens, la nature des contrats et baux ainsi que les besoins en maintenance technique.
• Comparez les fonctionnalités : vérifiez la compatibilité du logiciel avec vos processus internes, notamment pour la gestion des interventions et des prestataires de services.
• Demandez une démonstration gratuite : un bon éditeur de logiciel proposera toujours une démonstration gratuite de son logiciel afin de vous aider à vous projeter dans son utilisation.

GAC Real Estate Software propose une solution complète dédiée aux directions immobilières, aux services généraux, et à tous les gestionnaires de parc immobilier d’entreprise.

Avec GAC Immo Fleet, bénéficiez d’un accompagnement personnalisé et d’un chef de projet dédié pour assurer une transition fluide vers votre nouveau logiciel. Notre logiciel de gestion de patrimoine immobilier permet de piloter efficacement vos actifs immobiliers, de gérer les interventions, d’optimiser la répartition des charges et de planifier la révision annuelle du loyer.

Découvrez GAC Immo Fleet, le logiciel référence pour le pilotage de vos actifs immobiliers en prenant rendez-vous pour une démonstration gratuite ou en téléchargeant la fiche produit.