5 indicateurs à suivre pour optimiser son parc immobilier d'entreprise

Dans un contexte où les nouvelles méthodes de travail mises en avant par la crise sanitaire semblent s’installer durablement, et que les prix de l’immobilier sont au plus haut, les directions immobilières sont plus que jamais au cœur des sujets d’optimisation des coûts.

Pour accompagner la prise de décision, de nombreux indicateurs de performance sont intéressants à suivre selon la configuration de son parc immobilier et ses objectifs d’optimisation. Nous vous proposons dans cet article les 5 indicateurs clés de performance indispensable à suivre pour optimiser son parc immobilier d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bon indicateur ?

Afin de maximiser l’efficacité des indicateurs et d’éviter de se perdre dans une masse d’informations trop importante il faut définir ses objectifs :

• Réduction des coûts d’occupation
• Optimisation des espaces de travail
• Analyse des besoins en immobilier
• Etc…

Indicateur ou KPI ?

Le KPI ou « Key performance indicator » est un terme que vous pouvez également rencontrer régulièrement.
Simple traduction anglaise du terme « Indicateur clé de performance », son sens est le même et recouvre l’ensemble des indicateurs à analyser pour mesurer la performance de votre parc immobilier.

De même, pour qu’un indicateur d’immobilier d’entreprise soit efficace, il doit répondre à des caractéristiques de base :

• Simple et spécifique : en choisissant un KPI simple et spécifique, vous rendez votre analyse claire et plus facilement compréhensible par vous et vos équipes.
• Mesurable : Les données nourrissant l’indicateur doivent être mesurables en quantité et en durée. L’idéal étant de standardiser la collecte d’informations pour mesurer des variations fiables.
• Concret/réalisable : Il doit servir des objectifs atteignables et surtout doit permettre d’engager des actions au niveau de son parc immobilier.
• Disponible et délimité : Il convient de choisir des indicateurs en temps réel et délimité dans le temps et/ou l’espace. C’est d’autant plus important dans le cas d’indicateurs de performance d’un parc immobilier d’entreprise.
• Pertinent : L’indicateur choisi doit servir la stratégie à court et moyen terme de l’entreprise.

Une fois ces règles de base établies, voici notre sélection d’indicateurs à mesurer pour piloter votre parc immobilier d’entreprise.

Le ratio Surface Utile Nette / Surface Utile Brute (SUN/SUB)

Le ratio de la surface utile nette sur la surface utile brut est un indicateur très régulièrement utilisé par les directions immobilières pour visualiser avec précision la surface exploitable de leurs biens.

En effet, au contraire de l’habitation et dans le cas de l’immobilier d’entreprise, aucune définition légale de la surface utile n’existe. Or, dans les baux, c’est bien la surface utile qui détermine le montant du loyer.

• Surface utile brute (SUB) : C’est la surface horizontale située dans les locaux. Sont exclus de cette surface les éléments structuraux tels que les poteaux, murs extérieurs, gaines techniques ainsi que les locaux techniques.

La surface utile brute est inscrite dans le bail pour servir de référence au calcul du loyer.

• Surface Utile Nette (SUN) : En soustrayant à la surface utile brute (SUB) l’ensemble des surfaces horizontales dédiées aux locaux techniques non partagés, les circulations (couloirs, escaliers, etc..) ainsi que les sanitaires on obtient une surface bien plus représentative de la surface réellement dédiée aux espaces de travail (bureaux, ateliers, magasin,…)

Ainsi, en calculant le ratio SUN/SUB, on identifie le rendement utile d’un bâtiment. La différence entre la surface réellement louée et celle disponible pour exploiter le local par vos équipes. Dans le cadre de la gestion d’un parc immobilier, le suivi de ce ratio permet d’identifier le rendement des biens les plus optimisés au niveau de leurs espaces utiles et de privilégier les biens dont la densité est la plus élevée au moment de la signature d’un nouveau bail.

Le coût d’occupation

Le coût d’occupation est très certainement l’indicateur immobilier le plus suivi par les entreprises pour piloter leur parc. En effet, la connaissance des coûts globaux immobiliers est primordiale dans une démarche de rentabilité et d’optimisation.

La pertinence de cet indicateur sera fortement liée à l’exhaustivité des données qui sont intégrées pour son calcul.

Le plus souvent, le coût d’occupation intègre :

• Loyers
• Charges locatives
• Stationnement
• Taxes éventuelles

Le coût d’occupation peut être mesuré en valeur absolue, par surface, par poste de travail ou encore par personne selon l’objectif que l’on cible.

Cet indicateur est très utile lors du choix d’un local mais également dans une démarche d’optimisation en identifiant les actifs qui présentent un coût d’occupation plus élevé que la moyenne régionale ou nationale.

Egalement en mesurant les variations d’une période à l’autre vous pouvez identifier rapidement les sources d’augmentation ou de baisse des coûts.

Le coût total d’exploitation :

Afin de mesurer le coût réel de votre parc, il convient de calculer et de mesurer l’intégralité des coûts liés à l’exploitation de votre immobilier d’entreprise. C’est un calcul complet qui nécessite la prise en compte de multiples facteurs issus de sources réparties sur toutes les fonctions de l’entreprise. Il permet de réellement identifier l’évolution des coûts ainsi que les leviers d’économies potentielles.

En concaténant :

• Coûts d’occupation
• Coûts d’adaptation et des équipements
• Coûts des services aux bâtiments
• Coûts des services aux occupants
• Coûts de gestion

Il devient possible d’analyser l’évolution de chaque poste de dépense dans la part totale du coût d’exploitation, de calculer un coût total d’exploitation par m², par collaborateur ou encore par poste de travail.

Chaque année des organismes nationaux font état des coûts d’exploitation moyen au niveau national ou encore par agglomération, ce qui vous permet d’identifier les décalages et leurs sources.

Le taux d’occupation :

Avec le contexte actuel de développement du télétravail, il devient intéressant de mesurer l’usage quotidien des espaces de travail afin d’identifier de nouvelles sources d’optimisation des coûts au sein de votre parc immobilier d’entreprise.

En mesurant le taux d’occupation de vos espaces vous identifiez les biens sous-exploités ou sur-exploités et vous pouvez mettre en place des mesures de plus ou moins long terme pour optimiser un maximum vos locaux et pour mieux organiser vos équipes.

Tout comme le coût d’occupation, vous pouvez faire varier l’unité de mesure en fonction des informations recherchées :

• Par surface disponible
• Par bail/site
• Par unité géographique
• Par poste de travail

En suivant régulièrement ce taux d’occupation, vous pouvez identifier rapidement des surfaces excédentaires et prendre des décisions en conséquence.

Le nombre de baux arrivant à échéance

Dans le cas de plusieurs dizaines de baux à gérer, il peut très rapidement devenir difficile de suivre et d’anticiper les baux arrivant à échéance. D’autant plus quand votre portefeuille est constitué de plusieurs types de baux.

Mesurer le nombre de baux arrivant à échéance vous permet d’anticiper de potentiels refus de renouvellement ou congés de la part de votre bailleur mais également d’être alerté dans le cas où vous souhaitez résilier votre bail.

Anticipez les dates clés pour identifier les économies possibles en cas de renégociation, de révision des loyers par exemple.

Comment suivre ces indicateurs au quotidien

Le suivi de ces indicateurs demande une rigueur dans la récolte de l’information ainsi que dans l’interprétation des données.

C’est un travail à part entière qui demande d’y consacrer du temps régulièrement et en continu. Le déploiement du dispositif Eco Energie tertiaire en 2022 ajoute l’enjeu de la récolte des données de consommations d’énergie à la problématique. Découvrez notre article à ce sujet.

Pour vous faciliter la tâche dans le suivi de ces indicateurs et bien d’autres, vous pouvez vous appuyer sur des solutions de pilotage de parc immobilier d’entreprise.

GAC Immo Fleet, notre solution simple et performante, vous permet de générer automatiquement l’ensemble des indicateurs cités dans cet article mais aussi de créer vos propres indicateurs selon vos besoins en quelques secondes.

Pour vous aiguiller dans votre choix, nous avons listé 5 raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion de parc immobilier d’entreprise.

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