Comment bien choisir son logiciel de gestion de parc immobilier

La gestion d’un parc immobilier peut être une tâche complexe et fastidieuse si elle est réalisée sans l’aide d’un logiciel dédié. Un bon logiciel de gestion de parc immobilier peut non seulement faciliter la gestion quotidienne des biens, mais également aider à prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et fiables.

Cependant, avec tant de logiciels disponibles sur le marché, il peut être difficile de déterminer lequel convient le mieux à vos besoins spécifiques. Dans cet article, nous examinerons les critères clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion de parc immobilier pour vous aider à faire un choix éclairé.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion d’assets immobiliers ?

Un logiciel de gestion immobilière ou encore logiciel d’Asset management est une solution dédiée aux directions immobilières d’entreprises. Ces solutions peuvent être généralistes ou bien spécialisées dans des métiers spécifiques de la gestion immobilière d’entreprise.

Vous pourrez croiser de nombreuses appellations durant vos recherches de logiciel : GMAO, Facility Management (FMAO), IWMS, Energy management ou encore lease management.

Derrière ses appellations se regroupent des familles de logiciels bien précises :

• GMAO : (Pour Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) regroupe les solutions dédiées à la gestion des travaux et maintenance d’un parc immobilier.
• FMAO : (Facility Management assisté par Ordinateur) Catégorie de logiciels dédiée à l’optimisation des espaces de travail et à la rationalisation des processus de gestion de ces espaces.
• IWMS : (Integrated Workplace Management System) C’est le type de solution le plus généraliste qui accompagne les directions immobilières dans l’optimisation de l’ensemble des ressources liées de leur parc immobilier.
• Energy Management : L’ensemble des solutions dédiées au suivi et au contrôle des consommations énergétiques d’un portefeuille immobilier.
• Lease Management : Les logiciels d’inventaire et de classement des contrats et baux liés au parc immobilier de l’entreprise.

L’immobilier est devenu le deuxième poste de dépense des entreprises.*

La hausse du coût de l’énergie, les nouvelles méthodes de travail et le prix de l’immobilier font peser sur les directions immobilières une très grande partie des stratégies d’optimisation et de réduction des coûts.

Il convient donc pour les directions immobilières de s’équiper de solutions métier dédiées leur permettant d’exploiter au maximum l’ensemble des données à leurs disposition pour alimenter leurs décisions stratégiques.

Les logiciels de gestion de parc immobilier présentent généralement les avantages suivants :

• Centralisation des données pour une prise de décision rapide et informée.
• Outils de reporting avancés pour suivre les activités immobilières et les coûts associés.
• Automatisation des tâches répétitives ainsi qu’une gestion en temps réel des contrats et baux.
• Collaboration poussée des équipes pour accélérer le traitement de l’information.

Retrouvez notre article dédié :

Vous l’aurez compris les avantages à l’utilisation d’un logiciel d’asset management sont très nombreux et vous garantissent un retour sur investissement pour peu que vous choisissiez correctement la solution la plus adaptée à vos besoins. Voyons ensemble la méthode à suivre.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière pour son entreprise ?

Au-delà de l’évaluation d’un budget, le premier réflexe à adopter dans une démarche d’acquisition d’une solution de gestion de parc immobilier est la définition de vos besoins et de vos objectifs.

La première étape évidente, mais pas forcément simple, est d’estimer la taille et la composition générale de votre portefeuille immobilier.

Le nombre de biens, la proportion propriété/location ou encore le type de biens (locaux commerciaux, entrepôts, etc) peuvent influencer le type de logiciel dont vous avez besoin.

Ensuite il convient d’identifier et de quantifier les tâches de gestion que vous effectuez au quotidien et que vous souhaitez optimiser :

• Suivi administratif de vos baux et contrats
• Suivi de la maintenance et de l’entretien de vos équipements
• Optimisation de vos contrats d’énergie
• Etc…

Identifiez les tâches que vous effectuez le plus souvent et celles qui ont le plus de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Combien de temps vous et vos équipes passez sur chaque tâche en moyenne ?

Quelles tâches est la plus chronophage ? La tâche la plus répétitive ?

Une fois avoir répondu à ces questions, vous pouvez commencer à identifier les fonctionnalités qui vous intéressent parmi l’ensemble des logiciels de gestion de patrimoine immobilier sur le marché.

Voici une liste des différentes fonctionnalités les plus utilisées par les directions immobilières d’entreprise au quotidien :

• Gestion des baux : Vie du bail, gestion des avenants, stockage documentaire, alertes de fin de périodes, suivi des loyers et des indexations,…
• Tableau de bord : Indicateurs de performances dynamiques, paramétrage sur mesure, Tableaux de bord collaboratifs et partagés,…
• Maintenance : Gestion des incidents et des interventions, alertes et notifications, etc…
• Gestion documentaire : Stockage sécurisé et partagé de documents (baux, rapports, permis, plans, photos,…)
• Analyse des coûts : Mesure des coûts globaux, alertes de dépassement de seuils, tendances et prévisions.
• Gestion de l’énergie : Centralisation des consommations d’énergie, tableaux de bords dédiés et indicateurs de performance.

Une fois une première sélection effectuée, vous pouvez commencer à demander les premières démonstrations de logiciels que vous aurez identifié.

Quel que soit le type de logiciel identifié il est primordial de demander une démonstration avant tout engagement. Très souvent elle vous sera systématiquement proposée de manière gratuite et sans engagement.

Si vous êtes convaincu par la démonstration commerciale, n’hésitez pas à demander à avoir accès au logiciel pour une phase de test ! Cela vous permettra de vous familiariser et vous projeter dans l’intégration de vos actifs dans la solution sans pour autant vous engager.

Les critères importants pour choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière

Vous avez sélectionné une liste de logiciels susceptibles de vous intéresser, vous pouvez désormais commencer à peser le pour et le contre de chaque solution. Au-delà du prix, voici quelques conseils pour orienter au mieux votre décision finale :

L’importance de la flexibilité et de la personnalisation.

Au moment de choisir la solution qui vous accompagnera pour les prochaines années il est primordial d’identifier le potentiel de flexibilité et de personnalisation de celle-ci.

Chaque organisation est différente et un logiciel trop rigide peut vite générer des frustrations sources de tensions et de résistance au changement. Il est donc indispensable d’identifier vos marges de manœuvre quant à l’adaptation du progiciel de gestion à votre organisation et vos besoins.

Quels champs sont personnalisables ? Est-ce que la structure de mon patrimoine est facilement et fidèlement retranscrite dans l’outil ?

Egalement repérez les actions d’ajustement qui nécessiteront une intervention de l’éditeur et celles que vous pourrez effectuer de votre côté.

Exemple : Les exports de données sont-ils entièrement personnalisables depuis le logiciel, comme dans GAC Immo Fleet, ou alors nécessitent-ils un paramétrage de la part du support client ?

Quelles capacités de reporting et de suivi de vos données dans le temps ?

Les capacités de reporting sont primordiales dans le cas d’un logiciel de gestion de parc immobilier. Vous devez pouvoir vous baser sur des indicateurs fiables et dynamiques pour orienter vos prises de décisions stratégiques.

Identifiez les différents indicateurs de performances de votre parc immobilier que vous pourrez analyser dans le logiciel.

Par exemple : GAC Immo Fleet propose plus d’une centaine d’ indicateurs de performances dynamiques accessibles en quelques clics par tous les utilisateurs sur leurs tableaux de bords.

Quelle formation et accompagnement de la part de l’éditeur ?

Une très grande partie du succès de l’usage d’un logiciel de gestion d’assets tient en la formation des utilisateurs à l’outil. Ainsi, la phase dite de déploiement de l’outil au sein de votre organisation est très importante.

Est-ce que le planning de déploiement a été défini clairement lors du la signature du contrat ? Quelle formation est proposée ?

Elément également très important, comment les données vont-elles être transférées dans l’outil ? Est-ce que l’éditeur propose un service d’accompagnement à l’import ?

Chez GAC Real Estate Software, nous accompagnons nos utilisateurs de la signature jusqu’à la prise en main totale de GAC Immo Fleet.

Un chef de projet dédié vous guide à toutes les étapes et forme vos équipes.

En conclusion

Choisir le bon logiciel de gestion de parc immobilier est essentiel pour simplifier et rationaliser la gestion de vos biens immobiliers. Il est important de prendre en compte plusieurs critères clés, tels que les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, le coût et le service client, pour trouver le logiciel qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

GAC Immo Fleet

GAC Real Estate Software, propose une solution complète dédiée aux directions immobilières, services généraux, et à tous les gestionnaires de parc immobilier d’entreprise,

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*Source : DAF Mag : L’immobilier d’entreprise devient-il un levier financier ?