[WEBINAR] Digitalisez la gestion immobilière de votre entreprise pour aller plus loin qu'Excel

Pour les directions immobilières et les services généraux, il devient indispensable de prendre en main le sujet immobilier. Face à la complexité croissante des opérations et à l’explosion des volumes de données à gérer, les solutions traditionnelles, telles que les fichiers Excel, montrent rapidement leurs limites.

Explorez avec nous les défis de la gestion multi-sites, les contraintes des méthodes classiques, et découvrez comment la transformation digitale, via des solutions logicielles comme GAC Immo Fleet, peut révolutionner votre organisation.

Les enjeux de la gestion immobilière

La gestion immobilière consiste à superviser et optimiser toutes les opérations liées à la propriété et à l’entretien des biens immobiliers. Pour les responsables immobiliers, cela inclut une multitude de tâches complexes et chronophages parmis lesquelles :

• Gestion des baux et contrats de location : Veiller au respect des échéances et des clauses contractuelles.
• Entretien et maintenance : Organiser et suivre les interventions pour assurer la sécurité et la conformité des bâtiments.
• Services aux occupants : Garantir le confort et la satisfaction des occupants.
• Gestion financière : Suivre la comptabilité et produire des rapports pour les services financiers.

Ces tâches sont d’autant plus complexes lorsque l’entreprise gère plusieurs sites.

La coordination, la maîtrise des coûts et la gestion des données deviennent alors des défis quotidiens. Une gestion efficace est cruciale pour maintenir les coûts sous contrôle, assurer la conformité réglementaire et maximiser la valeur des actifs immobiliers.

Le Coût d’Exploitation des Bâtiments

Le coût d’exploitation d’un bâtiment varie en fonction de nombreux facteurs : type de bâtiment, surface, âge, localisation, performances énergétiques, et niveau de prestation. Voici quelques moyennes en France :

• Bureaux : 100 € à 190 € par m² par an (source : CBRE Research, 2022).
• Commerces : 200 € à 400 € par m² par an (source : FIABCI, 2022).
• Logements : 70 € à 120 € par m² par an (source : FNAIM, 2023).
• Entrepôts : 30 € à 60 € par m² par an (source : Inovex, 2021).

Ces chiffres peuvent varier significativement selon les spécificités du bâtiment.

Il est essentiel de réaliser une étude précise pour connaître le coût d’exploitation d’un bâtiment donné. Optimiser cet aspect peut permettre de réduire ces coûts en réalisant des audits énergétiques réguliers, en mettant en place des actions de maintenance préventive, en optimisant la consommation d’énergie, et en renégociant les contrats.

Les limites de l’utilisation des fichiers Excel

Bien que largement utilisé, Excel présente de nombreuses limites pour la gestion immobilière :

• Risques d’erreurs : La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs, ce qui peut entraîner des litiges et des pénalités de retard.
• Manque de visibilité : Excel ne permet pas d’avoir une vision globale et en temps réel des données du parc immobilier.
• Scalabilité limitée : Excel n’est pas conçu pour gérer de grands volumes de données hétérogènes, surtout quand votre parc immobilier s’agrandit.
• Travail collaboratif difficile : La coordination entre différents services est compliquée avec Excel, les fichiers se multiplient dans chaque service et il devient rapidement impossible de s’appuyer sur des données fiables et à jour.
• Fonctionnalités limitées : Excel ne dispose pas des fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion immobilière complète, comme les alertes de fin de bail, l’indexation automatique des baux ou encore la base documentaire unique.

En résumé, Excel peut être utile pour des tâches ponctuelles ou de petite envergure, mais il n’est pas adapté à une gestion immobilière professionnelle et efficace.

La révolution numérique avec des solutions logicielles métiers

Les solutions logicielles dédiées à la gestion immobilière offrent de nombreux avantages :

• Centralisation des données : Toutes les informations immobilières sont accessibles en un seul endroit.
• Automatisation des processus : Réduction des tâches manuelles et des erreurs.
• Suivi et reporting en temps réel : Accès à des données actualisées pour une meilleure prise de décision.
• Maintenance préventive : Prévention des pannes coûteuses avec une maintenance proactive.
• Structuration et uniformisation des processus internes : Standardisation des procédures pour une gestion plus efficace.

Cependant, ces solutions métier spécifiques présentent également des défis :

• Couverture limitée : Chaque solution répond à un besoin spécifique, nécessitant l’utilisation de plusieurs outils pour couvrir l’ensemble de la gestion immobilière.
• Coûts élevés : La multiplication des outils entraîne des coûts supplémentaires en abonnements et formations.
• Intégration difficile : La création de liens entre différents logiciels peut être complexe, affectant la qualité des données.
• Gestion des accès : La répartition des droits des utilisateurs devient plus complexe avec la multiplication des outils.

GAC Immo Fleet : Une solution complète pour la gestion immobilière

Avec GAC Immo Fleet, nous avons une vision intégrée de la gestion immobilière. Notre solution offre une plateforme unique pour gérer l’ensemble de votre parc immobilier, couvrant à la fois les aspects administratifs et techniques.

Fonctionnalités clés de GAC Immo Fleet :

• Gestion centralisée des baux et des contrats : Suivi des échéances et des clauses contractuelles.
• Maintenance et interventions : Organisation et suivi des interventions de maintenance avec des alertes de fin de bail et des rapports de suivi.
• Gestion financière et reporting : Production de rapports financiers détaillés et tableaux de bord personnalisables.
• Accès en temps réel : Données actualisées pour une prise de décision éclairée.
• Automatisation des tâches : Réduction des tâches manuelles et des erreurs, avec des processus automatisés pour gagner du temps.

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